Google garage | Työn tuottavuuden kasvattaminen

Kun haluat parantaa ajankäytön hallintaa, määrittele tavoitteet ja määräajat sekä priorisoi tehtävät, jotka vaativat eniten huomiota.

Ajan hallinan tehostaminen

Työpäivän aikana vastaan saattaa tulla monia häiriötekijöitä kuten puheluita, viestejä tai kollegoiden kysymyksiä. Jos työpisteesi on meluisa tai sinulla ei ole välineitä tehokkaaseen työn tekoon itse työympäristö voi olla häiriötekijä. Mihin aikaa sitten haaskaantuukaan ensin sinun kannattaa merkitä muistiin kuinka kauan yksittäisten tehtävien tekemiseen kuluu aikaa. Tietoa kannattaa kerätä pidemmältä aikavälilta esimerkiksi kahden viikon ajan. Tähän voit käyttää erilaisa tutootavuustyökalu ohjelmia. Tämän jälkeen sinun on tunnistettava häiriötekijät, jotta voit alkaa minimoimaan niitä. Voit tehdä itsellesi muistilaistan päivän töistä. Tällöin motivaatiosi paranee. Muista kuitenkin olla realistinen.

5 vinkkiä tuottavuuteen

1. Vältä turhia kokouksia ja palavereja, joista sinulle ei ole hyötyä ja käytä niiden vievä aika työn tekoon.
2. Luo päivittäisiä muistilistoja.
3. Jatkuva näytön ääressä istuminen on raskasta ja aiheuttaa väsymystä. Pidä siis sopivin väliajoin noin 5 - 10min taukoja.
4. Eliminoi häiriötekijät.
5. Nuku riittävästi.

Muista, että ihan kaikkia häiriötekijöitä ei kuitenkaan voi sulkea pois, sillä puheluihin on vastattava ja palavereissa käytävä. Voit kuitenkin huolehtia siitä, että käytät muun ajan tehokkaasti.

Tehtävien priorisointi ja delegointi

Nykyään ihmiset ovat kiireisempiä kuin koskaan ja aika on arvokasta. Tehtävien pilkkominen osiin voi auttaa, silloin hallitset työmäärää paremmin. Kun pilkot työt osiin voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ja selkeyttää päämääriä. Priorisointi edistää tehokkuutta ja auttaa käyttämään ajan paremmin.

Yhteistyön tekeminen pilvipalveluiden avulla

Pilvipalveluissa monet ihmiset sijainnista huolimatta voivat lisätä tietoa tiedostoihin, muokata niitä ja keskustella niistä samanaikaisesti. Mikäli pilvipalvelua ei olisi samainen tiedosto pitäisi siirtää yksitellen henkilöltä toiselle. Muista tarkistaa saman tiedoston saaneiden muokkaus mahdollisuudet. Myös Offline-ominaisuuksien ansiosta työ jatkuu, etkä menetä tallentamattomia töitäsi.